Libro diario y libro mayor: qué son, diferencias y ejemplo

El libro diario registra día a día todas las operaciones de la empresa en forma de asientos, por orden cronológico. El libro mayor agrupa esos mismos asientos por cuenta y muestra el saldo de cada una. El diario es obligatorio por el Código de Comercio; el mayor no, pero sin él no se puede cuadrar ni cerrar.

Qué es el libro diario

El libro diario es el registro cronológico de la contabilidad: cada operación (una compra, una venta, un pago) se anota como un asiento de partida doble con su fecha, un número correlativo, las cuentas cargadas en el debe y las abonadas en el haber. En cada asiento el debe suma lo mismo que el haber.

El artículo 28.2 del Código de Comercio lo define así: el diario registra «día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa». Admite una excepción práctica: anotar totales de periodos no superiores al trimestre, siempre que el detalle esté en otros registros concordantes. Es lo que hacen muchos despachos con las ventas de caja diarias o con las facturas que vienen de un programa de facturación.

Formato de un asiento en el libro diario

Cada línea del diario lleva fecha, número de asiento, cuenta del Plan General de Contabilidad, importe al debe o al haber y, normalmente, un concepto. Este es el diario de enero de una sociedad recién constituida, con cinco operaciones: aportación del capital, una compra de mercaderías, una venta, el pago al proveedor y el cobro al cliente. Las cuentas siguen el cuadro de cuentas del PGC.

Los asientos 2 y 3 son los de una factura recibida y una emitida con IVA del 21 %; si quieres el detalle de cada caso (retenciones, recargo de equivalencia, rectificativas), está en la guía sobre cómo contabilizar una factura. Que la suma total del debe coincida con la del haber es la primera comprobación: si no cuadra, hay un asiento descuadrado.

Qué es el libro mayor

El libro mayor agrupa los movimientos del diario por cuenta: una ficha por cada cuenta con todos sus cargos, todos sus abonos y el saldo resultante. Responde a preguntas que el diario no contesta de un vistazo: cuánto hay en el banco, cuánto debemos a un proveedor o cuánto IVA repercutido llevamos en el trimestre.

No aporta información nueva: es el mismo dato ordenado de otra forma. Por eso el Código de Comercio no lo incluye entre los libros obligatorios. En la práctica todos los programas contables lo generan solos a partir del diario y es la herramienta diaria del contable para revisar cuentas, puntear saldos y preparar el cierre.

Cómo se pasa del libro diario al libro mayor

Pasar al mayor es trasladar cada línea del diario a la ficha de su cuenta, en el mismo lado: lo que en el diario va al debe se anota en el debe de la cuenta y lo que va al haber, en su haber. Al final se suman ambas columnas y la diferencia es el saldo: deudor si pesa más el debe, acreedor si pesa más el haber.

La forma clásica de enseñarlo es la cuenta en T: a la izquierda el debe, a la derecha el haber. En un programa contable se ve como una tabla con saldo acumulado. Así queda el mayor de la cuenta 572 Bancos con los asientos del ejemplo:

El saldo deudor de 11.210 € es lo que debería haber en el extracto del banco a 31 de enero. Las cuentas de activo y de gasto suelen tener saldo deudor; las de pasivo, patrimonio neto e ingresos, acreedor. Un saldo del lado contrario (un proveedor con saldo deudor, una caja en negativo) casi siempre es un error de imputación.

El balance de sumas y saldos

El balance de sumas y saldos lista todas las cuentas del mayor con sus sumas al debe y al haber y su saldo. Comprueba la partida doble: el total del debe iguala al del haber, y los saldos deudores a los acreedores. El Código de Comercio exige transcribirlo al menos cada trimestre en el libro de Inventarios y Cuentas anuales.

Ojo con lo que no detecta: un asiento que cuadra pero con la cuenta equivocada (un gasto en la 629 que debía ir a la 621) o una factura que no se contabilizó nunca pasan este control sin problema. Por eso se revisa además cuenta a cuenta en el mayor. De este balance salen, tras la regularización y el asiento de cierre, el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Diferencias entre libro diario y libro mayor

¿Es obligatorio llevar el libro diario? Lo que dice el Código de Comercio

Sí, para todo empresario que lleve contabilidad mercantil. El artículo 25 del Código de Comercio obliga a llevar el libro Diario y el de Inventarios y Cuentas anuales. Se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil antes de que pasen cuatro meses desde el cierre: hasta el 30 de abril si el ejercicio acaba el 31 de diciembre.

• Art. 25 del Código de Comercio: contabilidad ordenada que permita un seguimiento cronológico de las operaciones; libros obligatorios de Inventarios y Cuentas anuales y Diario.
• Art. 27: los asientos pueden hacerse por cualquier procedimiento idóneo (un programa contable) y los libros se legalizan antes de que transcurran cuatro meses desde el cierre del ejercicio.
• Art. 18 de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores: todos los libros obligatorios se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil, una vez cumplimentados en soporte electrónico.
• Art. 29: los libros se llevan con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras; los errores se salvan en cuanto se detectan.
• Art. 30: los libros y la documentación de soporte se conservan seis años desde el último asiento, incluso después de cesar en la actividad.

El texto completo está en el Código de Comercio publicado en el BOE y en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. El libro diario tiene que reflejar las cuentas y criterios del Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007) o del PGC de pymes; la estructura por grupos está explicada en la guía del Plan General Contable.

Autónomos y sociedades: qué libros lleva cada uno

Las sociedades llevan siempre contabilidad conforme al Código de Comercio: libro diario y libro de Inventarios y Cuentas anuales. La mayoría de autónomos no: según el artículo 68 del Reglamento del IRPF, solo el que tiene actividad mercantil en estimación directa normal lleva contabilidad completa; el resto, libros registro fiscales.

Fuente: manual práctico de Renta 2025 de la Agencia Tributaria, apartado de obligaciones contables y registrales. A todo ello se suman, con carácter general, los libros registro de IVA (facturas expedidas, facturas recibidas y bienes de inversión), que llevan tanto autónomos como sociedades.

De la factura al libro diario: dónde se va el tiempo

En un despacho, la mayor parte de las líneas del diario son facturas de compra y de venta: leer cada documento, picar base, IVA y retención, elegir la cuenta y cuadrar el asiento. Es el trabajo más repetitivo del mes y donde más errores de tecleo se cuelan.

GestorIA cubre ese tramo: lee las facturas con IA, propone el asiento con sus cuentas y el gestor lo revisa antes de exportarlo a a3ASESOR, Sage 50, ContaPlus, ContaSol, CSV o Excel, o al libro registro de IVA de la AEAT. El libro diario, el mayor y el cierre se siguen llevando en tu programa contable. Puedes ver el detalle en extracción documental con IA y los planes en precios.

Preguntas frecuentes sobre el libro diario y el libro mayor

¿Qué diferencia hay entre el libro diario y el libro mayor?

El diario ordena los asientos por fecha y muestra cada operación completa; el mayor ordena los mismos movimientos por cuenta y muestra el saldo de cada una. El diario es obligatorio y se legaliza; el mayor no es obligatorio, pero es imprescindible para revisar y cerrar la contabilidad.

¿Qué libros contables son obligatorios para una sociedad?

El libro Diario y el libro de Inventarios y Cuentas anuales (art. 25 del Código de Comercio), además del libro de actas (art. 26) y, según el tipo de sociedad, el libro registro de socios o de acciones nominativas. Todos se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil.

¿Cuándo hay que legalizar el libro diario?

Antes de que pasen cuatro meses desde el cierre del ejercicio, de forma telemática en el Registro Mercantil del domicilio (art. 27 del Código de Comercio y art. 18 de la Ley 14/2013). Con el ejercicio cerrado a 31 de diciembre, el plazo termina el 30 de abril del año siguiente.

¿Un autónomo tiene que llevar libro diario?

Solo si desarrolla una actividad mercantil y tributa en estimación directa normal. El autónomo en estimación directa simplificada o con actividad no mercantil lleva los libros registro de ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión; el profesional, los de ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos y suplidos.

¿Cuánto tiempo hay que conservar el libro diario?

Seis años desde el último asiento, junto con la correspondencia y los justificantes (art. 30 del Código de Comercio). En la práctica conviene no bajar de ese plazo porque los libros sirven también de prueba ante una comprobación de Hacienda.

¿Qué es una cuenta en T?

Es la representación gráfica de una cuenta del mayor: una T con el nombre arriba, los cargos (debe) a la izquierda y los abonos (haber) a la derecha. Restando ambos lados se obtiene el saldo. Sirve para aprender y para razonar un asiento; los programas contables muestran lo mismo en forma de tabla.

¿Si el balance de sumas y saldos cuadra, la contabilidad está bien?

No necesariamente. Garantiza que cada asiento tiene el mismo importe al debe y al haber, pero no detecta una cuenta mal elegida, un importe equivocado en los dos lados ni una factura sin contabilizar. Hay que revisar además el mayor de las cuentas clave: bancos, clientes, proveedores e IVA.