Asiento de nómina: cómo contabilizar una nómina paso a paso (2026)

El asiento de nómina carga el bruto en la 640 «Sueldos y salarios» y la cuota patronal en la 642, y abona la Seguridad Social total en la 476, la retención de IRPF en la 4751 y el neto en la 465. Después vienen tres pagos: el neto, los seguros sociales y el modelo 111.

En esta guía tienes las cuentas del Plan General de Contabilidad que intervienen, un ejemplo con los tipos de cotización de 2026 y los cuatro asientos del ciclo completo. Si lo que necesitas es calcular la nómina en sí (devengos, bases y retención), empieza por la guía de cómo hacer una nómina paso a paso y vuelve aquí para contabilizarla.

Cuentas del PGC para contabilizar una nómina

Una nómina mueve seis cuentas del PGC: dos de gasto del grupo 6 (el salario y la Seguridad Social de la empresa), tres deudas del grupo 4 (con la Seguridad Social, con Hacienda y con el trabajador) y la cuenta del banco con la que se pagan. Los nombres son los del Real Decreto 1514/2007.

Si quieres ver dónde encaja cada una dentro del plan, el cuadro de cuentas del PGC las ordena por grupos y subgrupos.

Ejemplo de nómina para contabilizar (tipos de cotización 2026)

Usamos el mismo trabajador que en la guía de la nómina: oficial administrativo, contrato indefinido, 2.000 € brutos al mes con las pagas extra prorrateadas, retención de IRPF del 14 % y oficina como actividad. Cobra 1.590 € netos y a la empresa le cuesta 2.643 € al mes.

Los tipos de contingencias comunes, desempleo, FOGASA y formación profesional son los que publica la Seguridad Social para el Régimen General en 2026. El MEI sube cada año según la disposición transitoria 43.ª de la Ley General de la Seguridad Social: en 2026 es el 0,90 %, con 0,75 puntos a cargo de la empresa y 0,15 del trabajador. En un contrato temporal el desempleo pasa al 6,70 % y al 1,60 %. El tipo de accidentes de trabajo sale de la tarifa de primas y depende de la actividad.

• Bruto (640): 2.000,00 €.
• Seguridad Social a cargo del trabajador: 130,00 €.
• Retención de IRPF (14 %): 280,00 €.
• Líquido a percibir (465): 2.000 − 130 − 280 = 1.590,00 €.
• Seguridad Social a cargo de la empresa (642): 643,00 €.
• Total a ingresar a la Seguridad Social (476): 130 + 643 = 773,00 €.

El paso del bruto al neto está desarrollado en la guía para calcular el sueldo neto, y el tipo de retención se puede estimar con la calculadora de IRPF.

Asiento de devengo de la nómina

El devengo se registra a fin de mes, aunque la nómina se pague días después: es cuando nace el gasto. Se cargan la 640 por el bruto y la 642 por la cuota patronal, y se abonan las tres deudas que genera: Seguridad Social total (476), IRPF retenido (4751) y neto pendiente de pagar (465).

Fíjate en que la 476 recoge las dos cuotas juntas, 130 € del trabajador y 643 € de la empresa, porque se ingresan en un único recibo. Algunos despachos prefieren registrar el devengo en dos asientos (uno para el sueldo y otro para la cuota patronal); el resultado en el libro mayor es idéntico.

Asiento del pago de la nómina al trabajador

Cuando se transfiere el sueldo, se cancela la deuda con el trabajador: cargo en la 465 por el líquido y abono en el banco. Si la nómina se paga el mismo día del devengo, hay quien abona directamente la 572 en el asiento anterior y se ahorra la 465; separarlo deja rastro de las nóminas pendientes a fin de mes.

Asiento del pago de los seguros sociales (RLC)

Las cotizaciones de enero se ingresan a mes vencido, dentro de febrero, mediante el Recibo de Liquidación de Cotizaciones (RLC) que genera el sistema de liquidación directa (lo que antes eran los TC1 y TC2). En contabilidad se carga la 476 por el total del recibo y se abona el banco.

Comprueba que el importe del RLC coincide con el saldo de la 476 del mes anterior. Si no cuadra, lo habitual es una bonificación o un tipo de AT distinto que el programa de nóminas aplicó y no se trasladó al asiento.

Asiento del pago del modelo 111

La retención de IRPF se acumula en la 4751 durante el trimestre y se ingresa con el modelo 111 del 1 al 20 del mes siguiente al cierre del trimestre. Con tres nóminas iguales, el saldo a 31 de marzo es de 840 € (3 × 280 €), y el asiento de pago lo deja a cero.

En la 4751 también caen las retenciones de las facturas de profesionales, así que el saldo a fin de trimestre debe coincidir con el total del modelo 111, casillas de rendimientos del trabajo y de actividades económicas sumadas. Los plazos y las casillas están en la guía del modelo 111.

Resumen: tabla de asientos de la nómina

Casos especiales al contabilizar nóminas

Anticipos de nómina (cuenta 460)

Un anticipo es un adelanto del sueldo ya trabajado. Al entregarlo se carga la 460 «Anticipos de remuneraciones» con abono al banco; al hacer la nómina, el anticipo se descuenta del neto, así que en el asiento de devengo se abona la 460 y la 465 recoge solo lo que queda por pagar.

• 15 de enero, entrega de 300 € de anticipo: Debe 460 300 € / Haber 572 300 €.
• 31 de enero, devengo: Debe 640 2.000 € y 642 643 € / Haber 476 773 €, 4751 280 €, 460 300 € y 465 1.290 €.
• Pago del resto: Debe 465 1.290 € / Haber 572 1.290 €.

El anticipo no cambia ni las bases de cotización ni la retención: se cotiza y se retiene sobre el bruto del mes. Lo único que se mueve es cuánto se paga al final.

Embargos de salario

Cuando un juzgado o la AEAT ordena embargar parte del sueldo, la empresa retiene esa cantidad del neto y la ingresa en la cuenta que indica la orden. No es gasto de la empresa: es una deuda con el embargante que sustituye a parte de la deuda con el trabajador.

El PGC no tiene una cuenta específica para embargos, así que lo práctico es abrir una subcuenta acreedora (por ejemplo, una subcuenta de la 465 «Embargos pendientes de ingresar»). Con un embargo de 150 €, el devengo abonaría 150 € en esa subcuenta y 1.440 € en la 465 del trabajador; al ingresarlo en el juzgado, se carga la subcuenta con abono al banco. La cuantía embargable la fija la escala del artículo 607 de la Ley de Enjuiciamiento Civil sobre el salario mínimo, y la calcula el programa de nóminas.

Pagas extra no prorrateadas

Si las pagas extra se cobran en junio y diciembre, el gasto se devenga igualmente mes a mes. Lo correcto es cargar cada mes en la 640 la parte proporcional con abono a una subcuenta de la 465 (pagas extra devengadas) y cancelarla el mes en que se paga la paga.

• Cada mes, con dos pagas de 1.800 €: Debe 640 300 € / Haber 465 (pagas extra) 300 €.
• Al pagar la paga de junio (1.800 € acumulados en 6 meses, con un 14 % de IRPF): Debe 465 1.800 € / Haber 4751 252 € y 572 1.548 €.
• La Seguridad Social ya se cotizó mes a mes: la base de cotización incluye siempre la prorrata de las pagas, se cobren cuando se cobren, así que el mes de la paga no genera cuota adicional.

Si las extras van prorrateadas en la nómina, como en el ejemplo principal, no hace falta nada de esto: la prorrata ya está dentro de los 2.000 € cargados en la 640.

Dónde encaja GestorIA

GestorIA no hace nóminas ni seguros sociales: eso lo resuelve el programa de nóminas de la asesoría laboral. Donde ahorra horas es en el resto del diario: lee con IA las facturas de proveedores y clientes, propone el asiento con la 472 y la 477 desglosadas y el gestor lo revisa antes de exportarlo.

La exportación sale lista para a3ASESOR, Sage 50, ContaPlus, ContaSol, CSV o Excel, o como libro registro de IVA de la AEAT, sin migrar de programa. Puedes ver cómo funciona la extracción documental con IA, cómo encaja en despachos contables y los precios por volumen de facturas.

Preguntas frecuentes sobre el asiento de nómina

¿Qué cuentas se usan para contabilizar una nómina?

En el debe, la 640 «Sueldos y salarios» por el bruto y la 642 «Seguridad Social a cargo de la empresa» por la cuota patronal. En el haber, la 476 por la Seguridad Social total (trabajador y empresa), la 4751 por la retención de IRPF y la 465 por el líquido a pagar. Si hay anticipos, aparece además la 460.

¿La Seguridad Social del trabajador es un gasto de la empresa?

No. La cuota obrera forma parte del sueldo bruto, que ya está en la 640; la empresa solo la retiene y la ingresa. Por eso va al haber de la 476 sin pasar por la 642, que recoge únicamente la parte que paga la empresa.

¿Cuándo se contabiliza la nómina, al devengarla o al pagarla?

Al devengarla, normalmente el último día del mes, por el principio de devengo del PGC. El pago se registra en su fecha con un asiento aparte. Si ambos coinciden, se pueden unir en un único asiento abonando la 572 en lugar de la 465.

¿Cómo se contabiliza el pago de los seguros sociales?

Cargando la 476 «Organismos de la Seguridad Social, acreedores» por el importe del recibo de liquidación (RLC) y abonando el banco. El RLC de un mes se ingresa en el mes siguiente e incluye las cuotas de todos los trabajadores, de empresa y de trabajador.

¿Qué es la cuenta 465?

La 465 «Remuneraciones pendientes de pago» es la deuda con el trabajador por el neto de su nómina desde que se devenga hasta que se paga. Su saldo a fin de mes debe ser cero si todas las nóminas están pagadas, o igual a lo que queda por transferir.

¿Cuánto se cotiza por el MEI en 2026?

Un 0,90 % de la base de cotización por contingencias comunes: 0,75 % a cargo de la empresa (va a la 642) y 0,15 % a cargo del trabajador (se descuenta de su nómina). El tipo sube cada año hasta 2029 según la Ley General de la Seguridad Social.

¿Cómo se contabiliza una nómina con retención de IRPF del 0 %?

Igual, pero sin la línea de la 4751: el neto de la 465 es el bruto menos la cuota obrera. Ese trabajador aparece igualmente en el modelo 111 y en el resumen anual 190 con retención cero.