Cómo contabilizar una factura: asientos de compra y venta paso a paso

Contabilizar una factura es registrar la operación con un asiento de partida doble que mueve la cuenta de gasto o de ingreso, la del IVA y la del proveedor o cliente. En una factura recibida cargas el gasto (grupo 6) y el IVA soportado (472) y abonas al proveedor (400); en una emitida cargas al cliente (430) y abonas la venta (700) y el IVA repercutido (477). El total del debe siempre iguala al del haber.

Las cuentas del PGC que intervienen en una factura

Toda factura toca tres bloques de cuentas: la del concepto (un gasto del grupo 6 si compras, un ingreso del 70 si vendes), la del IVA (472 soportado en compras, 477 repercutido en ventas) y la de la deuda o el derecho de cobro (400 proveedores, 430 clientes). Si hay retención de IRPF aparece además la 4751, y si tu proveedor está en recargo de equivalencia, la 472 absorbe también ese recargo.

• Grupo 6 (compras y gastos): 600 «Compras de mercaderías», 621 «Arrendamientos», 622 «Reparaciones», 623 «Servicios de profesionales independientes», 628 «Suministros», 629 «Otros servicios».
• 700-705 «Ventas» y 705 «Prestaciones de servicios»: el ingreso por tu actividad.
• 472 «Hacienda Pública, IVA soportado»: el IVA que pagas en las compras y que te puedes deducir.
• 477 «Hacienda Pública, IVA repercutido»: el IVA que cobras a tus clientes y que debes a Hacienda.
• 400 «Proveedores» y 410 «Acreedores»: lo que debes por las facturas recibidas.
• 430 «Clientes» y 440 «Deudores»: lo que te deben por las facturas emitidas.
• 4751 «Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas»: la retención de IRPF que retienes y luego ingresas con el modelo 111.
• 473 «Hacienda Pública, retenciones y pagos a cuenta»: la retención que te practican a ti y que es un pago a cuenta de tu IRPF.

Asiento de una factura recibida (compra)

En una factura de compra cargas el gasto por la base imponible y el IVA soportado en la 472, y abonas el total al proveedor en la 400. El gasto y el IVA suman justo lo que vas a pagar. Es el asiento más repetido del día a día de un despacho: una factura de luz, de material o de un servicio se registra siempre con esta misma estructura.

Ejemplo: recibes una factura de compra de mercaderías con base imponible de 1.000 € y 21 % de IVA, total 1.210 €. El asiento es: cargo de 1.000 € en la 600 «Compras de mercaderías», cargo de 210 € en la 472 «IVA soportado», y abono de 1.210 € en la 400 «Proveedores». El debe (1.000 + 210) cuadra con el haber (1.210). Cuando pagues la factura, harás un segundo asiento cargando la 400 y abonando la cuenta de tesorería (570 caja o 572 bancos).

• Debe: 1.000 € en la 600 «Compras de mercaderías» (la base imponible).
• Debe: 210 € en la 472 «Hacienda Pública, IVA soportado» (1.000 × 21 %).
• Haber: 1.210 € en la 400 «Proveedores» (lo que debes al proveedor).
• Al pagar: Debe 1.210 € en la 400 / Haber 1.210 € en la 572 «Bancos».

Asiento de una factura emitida (venta)

En una factura de venta es al revés: cargas al cliente el total que te debe en la 430 y abonas la venta (700) por la base y el IVA repercutido (477) por el impuesto. El IVA repercutido no es ingreso tuyo: es dinero de Hacienda que cobras al cliente y le ingresarás con el modelo 303. Por eso la cuenta de ingreso recoge solo la base, no el total de la factura.

Ejemplo: emites una factura de venta por una base de 1.000 € más 21 % de IVA, total 1.210 €. El asiento es: cargo de 1.210 € en la 430 «Clientes», abono de 1.000 € en la 700 «Ventas de mercaderías» y abono de 210 € en la 477 «IVA repercutido». Cuando el cliente pague, cargas la tesorería (572 bancos) y abonas la 430. La diferencia entre el IVA repercutido (477) y el soportado (472) de cada trimestre es lo que liquidas en el modelo 303.

• Debe: 1.210 € en la 430 «Clientes» (lo que te debe el cliente).
• Haber: 1.000 € en la 700 «Ventas de mercaderías» (la base, tu ingreso real).
• Haber: 210 € en la 477 «Hacienda Pública, IVA repercutido» (1.000 × 21 %).
• Al cobrar: Debe 1.210 € en la 572 «Bancos» / Haber 1.210 € en la 430 «Clientes».

El IVA soportado y repercutido por tipo (21 %, 10 %, 4 %)

El IVA se contabiliza igual sea cual sea el tipo, lo que cambia es el importe. El tipo general es el 21 %, el reducido el 10 % (hostelería, transporte de viajeros, algunos alimentos) y el superreducido el 4 % (pan, leche, libros, medicamentos). El IVA soportado va siempre a la 472 y el repercutido a la 477; conviene usar subcuentas por tipo si manejas varios para cuadrar el modelo 303.

• Tipo general 21 %: la mayoría de bienes y servicios. Base 1.000 € → 210 € de IVA.
• Tipo reducido 10 %: hostelería, transporte de viajeros, vivienda nueva, algunos alimentos. Base 1.000 € → 100 € de IVA.
• Tipo superreducido 4 %: pan, leche, frutas, verduras, libros, periódicos y medicamentos. Base 1.000 € → 40 € de IVA.
• Operaciones exentas (sanidad, educación, seguros, alquiler de vivienda): no llevan IVA, no se usa la 472 ni la 477.

Cuando una factura recibida no da derecho a deducir el IVA (por ejemplo, gastos de representación o un vehículo de uso mixto en el porcentaje no deducible), ese IVA no va a la 472: se suma como mayor importe del gasto. Picar bien el tipo de cada factura es lo que después permite que el modelo 303 cuadre sin sustos; un error de tipo se arrastra a la liquidación trimestral.

Recargo de equivalencia

El recargo de equivalencia es un régimen especial de IVA para comerciantes minoristas (personas físicas) que venden al consumidor final sin transformar el producto. El minorista no presenta el modelo 303: paga a su proveedor un recargo adicional sobre la factura y con eso liquida su IVA. El proveedor que vende a un cliente en recargo debe repercutir ese recargo además del IVA normal.

• Recargo del 5,2 % cuando el IVA es del 21 %.
• Recargo del 1,4 % cuando el IVA es del 10 %.
• Recargo del 0,5 % cuando el IVA es del 4 %.
• Recargo del 1,75 % para el tabaco.

Para el minorista que está en recargo, tanto el IVA soportado como el recargo no se deducen: forman mayor valor de la compra. Una factura de 1.000 € + 21 % IVA (210 €) + 5,2 % recargo (52 €) se contabiliza cargando 1.262 € en la cuenta de compras (600) y abonando 1.262 € al proveedor (400), sin pasar por la 472. Para el proveedor que vende a ese minorista, el recargo repercutido va a la cuenta 477 (o a una subcuenta específica) junto al IVA, porque también lo debe a Hacienda. Si quieres entender el régimen a fondo —a quién obliga, los tipos y los modelos 308/309—, lo tienes en la guía del recargo de equivalencia.

Retención de IRPF en facturas de profesionales

Las facturas de profesionales (abogados, gestores, arquitectos, autónomos en estimación directa que prestan servicios profesionales) llevan una retención de IRPF que el pagador descuenta del importe y luego ingresa en Hacienda. La retención general es del 15 % (7 % para nuevos autónomos durante el año de alta y los dos siguientes). Quien recibe la factura no paga ese 15 % al profesional: lo retiene y lo ingresa con el modelo 111.

Ejemplo: recibes la factura de un asesor con base de 1.000 €, 21 % de IVA (210 €) y 15 % de retención de IRPF (150 €). El total a pagar es 1.000 + 210 − 150 = 1.060 €. El asiento: cargo de 1.000 € en la 623 «Servicios de profesionales independientes», cargo de 210 € en la 472 «IVA soportado», abono de 150 € en la 4751 «Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas» y abono de 1.060 € en la 410 «Acreedores» (o 400). El saldo de la 4751 es lo que ingresarás trimestralmente con el modelo 111.

• Debe: 1.000 € en la 623 «Servicios de profesionales independientes».
• Debe: 210 € en la 472 «IVA soportado».
• Haber: 150 € en la 4751 «HP acreedora por retenciones practicadas» (1.000 × 15 %).
• Haber: 1.060 € en la 410 «Acreedores» (lo que pagas al profesional).

Visto desde el profesional que emite esa factura, la retención que le practican no es un gasto: es un pago a cuenta de su propio IRPF. La contabiliza cargando la 473 «Hacienda Pública, retenciones y pagos a cuenta» por los 150 €, que recuperará al hacer la declaración de la renta. La 4751 (la que retiene) y la 473 (a quien se la practican) son las dos caras de la misma retención.

Estos asientos se repiten cientos de veces al mes en una cartera de clientes y son terreno fértil para los despistes: un tipo de IVA mal picado, una retención olvidada o una cuenta de gasto mal asignada. Con el enfoque «la IA propone, tú revisas», GestorIA lee la factura y propone el asiento con la cuenta asignada por reglas para que el contable solo valide. Puedes ver cómo funciona la extracción documental con IA y el detalle del flujo en la solución para despachos contables.

Facturas rectificativas y abonos

Una factura rectificativa corrige o anula una factura anterior (una devolución, un descuento posterior, un error de importe). Se contabiliza con el mismo asiento que la factura original pero con signo contrario, deshaciendo el movimiento. No se borra la factura inicial: se registra la rectificativa con importes negativos para que el rastro contable y el IVA queden corregidos en el trimestre que corresponda.

Ejemplo: un cliente devuelve mercancía de una venta de 1.000 € + 21 % IVA. Emites una factura rectificativa por −1.000 € de base y −210 € de IVA. El asiento invierte la venta: abono de −1.210 € en la 430 «Clientes», cargo de −1.000 € en la 700 «Ventas» (o cargo en la 708 «Devoluciones de ventas») y cargo de −210 € en la 477 «IVA repercutido». El IVA repercutido del trimestre baja en esos 210 € y el modelo 303 lo recoge automáticamente si está bien contabilizado.

Tabla resumen de cuentas del PGC para facturas

• Compra de mercaderías → Debe 600 + Debe 472 / Haber 400.
• Compra de servicios → Debe 62x (621, 622, 623, 628, 629) + Debe 472 / Haber 410.
• Venta de mercaderías → Debe 430 / Haber 700 + Haber 477.
• Prestación de servicios → Debe 430 / Haber 705 + Haber 477.
• Factura de profesional (con retención) → Debe 623 + Debe 472 / Haber 4751 + Haber 410.
• Cobro de cliente → Debe 572 / Haber 430. Pago a proveedor → Debe 400 / Haber 572.
• Factura rectificativa → mismo asiento que la original con importes negativos.

Preguntas frecuentes

¿Qué cuentas se usan para contabilizar una factura recibida?

Una cuenta de gasto del grupo 6 (600 compras, 62x servicios) por la base imponible, la 472 «IVA soportado» por el IVA y la 400 «Proveedores» (o 410 «Acreedores») por el total que vas a pagar. Si la factura es de un profesional con retención, se añade la 4751 por el IRPF retenido.

¿Cuáles son las cuentas de una factura emitida?

La 430 «Clientes» por el total que te deben, la 700-705 «Ventas» por la base imponible (tu ingreso real) y la 477 «IVA repercutido» por el IVA que cobras. El IVA repercutido no es ingreso: es dinero que cobras al cliente para ingresarlo en Hacienda con el modelo 303.

¿El IVA es un gasto o un ingreso al contabilizar?

Ninguno de los dos. El IVA soportado (472) es un derecho de cobro frente a Hacienda y el repercutido (477) una deuda con Hacienda. Por eso la cuenta de gasto recoge solo la base y la de ingreso también: el IVA pasa por cuentas propias y se liquida por diferencia en el modelo 303 trimestral.

¿Cómo se contabiliza la retención de IRPF de un profesional?

Si recibes la factura, retienes el IRPF (15 % general, 7 % para nuevos autónomos) y lo abonas en la 4751 «HP acreedora por retenciones practicadas»; lo pagas menos esa retención y luego la ingresas con el modelo 111. Si la emites tú, la retención que te practican va a la 473, como pago a cuenta de tu IRPF.

¿Qué es el recargo de equivalencia y cómo se contabiliza?

Es un régimen de IVA para comerciantes minoristas que no presentan el modelo 303: pagan un recargo extra en sus compras (5,2 % con IVA del 21 %, 1,4 % con el 10 %, 0,5 % con el 4 %). El minorista suma IVA y recargo al coste de la compra (no los deduce). El proveedor que le vende repercute ese recargo en la 477 junto al IVA.

¿Cómo se contabiliza una factura rectificativa o un abono?

Con el mismo asiento que la factura original pero con importes negativos, deshaciendo el movimiento. No se elimina la factura inicial: se registra la rectificativa para que la base, el IVA y el saldo del cliente o proveedor queden corregidos en el trimestre correcto. Así el modelo 303 refleja la operación neta.

¿En qué momento se contabiliza una factura, al emitirla o al cobrarla?

En el momento del devengo, es decir, cuando se entrega el bien o se presta el servicio y se emite la factura, no cuando se cobra. El cobro o el pago es un segundo asiento posterior contra la cuenta de tesorería. La excepción es el régimen especial del criterio de caja del IVA, al que hay que acogerse expresamente.

¿Puede la IA contabilizar facturas automáticamente?

La IA puede leer la factura, extraer base, IVA, retención y datos del emisor, y proponer el asiento con la cuenta asignada por reglas. El contable revisa y valida antes de exportar a A3, ContaPlus o CSV. El modelo es «la IA propone, tú revisas»: ahorra el picado mecánico, pero la responsabilidad y el criterio contable siguen siendo del profesional.