Cómo hacer una nómina paso a paso: devengos, bases de cotización y retención

Hacer una nómina es siempre la misma secuencia: se suman los devengos del mes, se calculan las bases de cotización, se restan las aportaciones del trabajador a la Seguridad Social y la retención de IRPF, y lo que queda es el líquido a percibir. Aparte, la empresa paga su propia cuota, que no aparece en el neto pero sí en el coste.

Las partes de una nómina

El recibo de salarios tiene una estructura oficial con cuatro bloques: encabezado con los datos de empresa y trabajador, devengos (lo que se gana), deducciones (lo que se descuenta) y determinación de las bases de cotización y de retención. El líquido a percibir es la diferencia entre devengos y deducciones.

• Encabezado: identificación de la empresa (CIF, código de cuenta de cotización), del trabajador (NIF, número de afiliación, grupo profesional, antigüedad) y periodo liquidado.
• Devengos: salario base, complementos, horas extraordinarias, pagas extra prorrateadas y percepciones no salariales.
• Deducciones: aportaciones del trabajador a la Seguridad Social, retención de IRPF, anticipos y otros descuentos.
• Bases: base de contingencias comunes, base de contingencias profesionales, base de IRPF y aportación empresarial.

Paso 1: calcular los devengos del mes

Los devengos se dividen en salariales y no salariales, y esa distinción no es cosmética: los salariales cotizan y tributan, mientras que los no salariales están exentos de cotización y de IRPF hasta ciertos límites. Confundirlos es el error más caro de una nómina.

• Salario base: la retribución fijada por convenio para el grupo profesional, por unidad de tiempo o de obra.
• Complementos salariales: antigüedad, puesto de trabajo, nocturnidad, turnicidad, productividad, incentivos.
• Horas extraordinarias y complementarias, con su propio tratamiento de cotización.
• Pagas extraordinarias: si están prorrateadas, se reparte su importe mes a mes; si no, cotizan igual mediante el prorrateo pero se abonan en su mes.
• Percepciones no salariales: dietas y gastos de locomoción dentro de los límites exentos, plus de transporte, indemnizaciones y suplidos.

Las dietas se rigen por los mismos límites que aplican a un autónomo: 26,67 € diarios en España sin pernoctar y 48,08 € pernoctando, y 48,08 € y 91,35 € en el extranjero. Lo que exceda de esos importes es salario a todos los efectos: cotiza y tributa.

Paso 2: determinar las bases de cotización

Hay dos bases mensuales. La base de contingencias comunes se calcula con la remuneración mensual más la prorrata de las pagas extraordinarias, excluyendo las horas extra. La base de contingencias profesionales parte de la misma cifra pero sí incluye las horas extra. Ambas se comparan con las bases mínima y máxima del grupo de cotización.

• Suma la retribución mensual que cotiza (salario base y complementos salariales).
• Añade la prorrata de pagas extra: importe anual de las pagas dividido entre doce.
• Excluye los conceptos no salariales exentos y, en contingencias comunes, las horas extraordinarias.
• Compara el resultado con la base mínima y la base máxima del grupo de cotización del trabajador; si se sale, se aplica el tope.
• Para contingencias profesionales, desempleo, FOGASA y formación, suma las horas extraordinarias a la base.

Las bases mínimas y máximas y el tope máximo de cotización se actualizan cada año en la orden de cotización, y las mínimas van ligadas al salario mínimo interprofesional. Antes de cerrar nóminas de enero conviene mirar la orden vigente en lugar de arrastrar las tablas del año anterior.

Paso 3: aplicar los tipos de cotización del trabajador

La llamada cuota obrera es la parte de Seguridad Social que paga el trabajador y que se descuenta en la nómina. Son porcentajes fijos sobre las bases del paso anterior, mucho más simples que la retención de IRPF porque no dependen de la situación personal.

• Contingencias comunes: 4,70 % sobre la base de contingencias comunes.
• Desempleo: 1,55 % en contrato indefinido y 1,60 % en contrato de duración determinada.
• Formación profesional: 0,10 %.
• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): la parte a cargo del trabajador del tipo vigente del año, que sube cada ejercicio según el calendario legal.
• Horas extraordinarias: 2 % en las de fuerza mayor y 4,70 % en el resto, sobre su importe.

El MEI es el porcentaje que más cambia año a año, así que es el que conviene revisar en la orden de cotización antes del primer cierre del ejercicio. El resto de tipos llevan estables varios años.

Paso 4: calcular la retención de IRPF

La retención no es un porcentaje de tabla que se elija a ojo: se calcula con el procedimiento del reglamento del IRPF, que estima la retribución íntegra anual del trabajador, le resta los gastos y reducciones que procedan, aplica la escala y convierte la cuota resultante en un porcentaje sobre la retribución prevista.

• Retribución íntegra anual prevista, incluidas pagas extra y variables razonablemente previsibles.
• Minoraciones: cotizaciones sociales, reducción por rendimientos del trabajo, situación familiar (hijos, ascendientes, discapacidad), pensiones compensatorias y anualidades por alimentos.
• Aplicación de la escala de retención sobre la base para calcular el tipo previo.
• Tipo de retención = cuota resultante / retribución íntegra anual prevista, redondeado según la norma.
• Regularización obligatoria cuando cambian las circunstancias: subida salarial, variación familiar o incorporación a mitad de año.

La escala aplicable es la del IRPF del ejercicio, cuyos tramos estatales están detallados en la guía de los tramos del IRPF. Lo retenido en las nóminas de cada trimestre es justo lo que después se ingresa con el modelo 111.

Paso 5: líquido a percibir y coste de empresa

El líquido a percibir es el total de devengos menos el total de deducciones. Pero el coste real para la empresa es bastante mayor: a los devengos hay que sumarles la cuota patronal, que en un contrato indefinido ronda el 30 % de la base de cotización sumando todos los conceptos.

• Contingencias comunes: 23,60 % a cargo de la empresa.
• Desempleo: 5,50 % en indefinido y 6,70 % en temporal.
• FOGASA: 0,20 %.
• Formación profesional: 0,60 %.
• Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: según la tarifa de primas correspondiente a la actividad o a la ocupación.
• MEI: la parte empresarial del tipo vigente del ejercicio.

Ese coste es el que se liquida a la Seguridad Social a mes vencido a través del sistema de liquidación directa. Y cuando el contrato termina, el cálculo cambia de naturaleza: entran vacaciones no disfrutadas, pagas devengadas y, en su caso, indemnización, que es lo que se explica en la guía de cómo calcular el finiquito.

Errores frecuentes al confeccionar nóminas

La mayoría de las incidencias no vienen del cálculo en sí, sino de datos desactualizados: un convenio que subió tablas con efectos retroactivos, una variación familiar que nadie comunicó o unas bases de cotización del año pasado arrastradas a enero.

• No aplicar la subida de tablas del convenio o hacerlo sin los atrasos correspondientes.
• Tratar como no salarial un concepto que sí cotiza (plus de transporte por encima del límite, por ejemplo).
• Olvidar la prorrata de pagas extra en la base de cotización cuando las pagas no están prorrateadas.
• No regularizar la retención tras una subida de salario o un cambio de situación familiar.
• Usar las bases mínimas y máximas del ejercicio anterior en las nóminas de enero.
• No cuadrar la suma de las retenciones practicadas con el modelo 111 del trimestre.

Dónde encaja la automatización en un despacho laboral

El cálculo de la nómina lo hace el software de nóminas y el criterio lo pone el asesor laboral. Lo que consume horas alrededor es otra cosa: recibir documentación de los clientes, leerla, clasificarla y dejarla registrada a tiempo para cerrar el mes.

GestorIA trabaja en esa capa: recibe los documentos que mandan los clientes, extrae los datos con IA y propone el registro para que el equipo solo revise. La IA propone, tú revisas, y los datos se quedan cifrados en la UE. Puedes ver el detalle de la extracción documental o cómo tratamos la seguridad y el RGPD.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre salario bruto y líquido?

El bruto es el total de devengos antes de descuentos. El líquido es lo que se ingresa en la cuenta del trabajador después de restar su aportación a la Seguridad Social y la retención de IRPF. Entre uno y otro suele haber una diferencia del 20-30 %, según el salario y la situación familiar.

¿Las pagas extra cotizan si no están prorrateadas?

Sí. Aunque se abonen en dos meses concretos, su importe se prorratea mes a mes a efectos de cotización: cada nómina incluye una doceava parte del importe anual de las pagas en la base de cotización. Lo que cambia es cuándo se cobran, no cuándo cotizan.

¿Puedo aplicar el porcentaje de retención que pida el trabajador?

Solo al alza. El trabajador puede solicitar por escrito un tipo de retención superior al que resulta del cálculo, y la empresa debe aplicarlo. Lo que no cabe es retener por debajo del tipo que arroja el procedimiento reglamentario: la responsabilidad de una retención insuficiente es del pagador.

¿Cuánto le cuesta a la empresa un trabajador de 1.500 € brutos?

Con un indefinido a jornada completa, la cuota patronal suma alrededor de un 30 % de la base de cotización, así que el coste mensual se sitúa en torno a 1.950-2.000 € más la parte proporcional de las pagas si no están prorrateadas. El porcentaje exacto depende del tipo de contrato y de la tarifa de accidentes de la actividad.

¿Hay que entregar la nómina en papel?

No necesariamente. El recibo puede entregarse en formato electrónico siempre que se garantice la recepción por el trabajador y su acceso al documento. Lo que sí es obligatorio es entregarlo, conservarlo y que refleje con claridad todos los conceptos devengados y deducidos.