Cómo hacer una nómina paso a paso: devengos, bases de cotización y retención

Hacer una nómina es siempre la misma secuencia: se suman los devengos del mes, se calculan las bases de cotización, se restan las aportaciones del trabajador a la Seguridad Social y la retención de IRPF, y lo que queda es el líquido a percibir. Aparte, la empresa paga su propia cuota, que no aparece en el neto pero sí en el coste.

Las partes de una nómina, explicadas

El recibo de salarios sigue el modelo oficial del Ministerio de Trabajo y siempre tiene los mismos bloques, en el mismo orden: encabezado, periodo de liquidación, devengos, deducciones, bases de cotización, líquido a percibir y firma. Si sabes leer cada bloque, sabes leer cualquier nómina, la haga el programa que la haga.

Encabezado

Identifica a las dos partes: la empresa (razón social, CIF, domicilio y código de cuenta de cotización) y el trabajador (nombre, NIF, número de afiliación a la Seguridad Social, grupo profesional, grupo de cotización y fecha de antigüedad). El grupo de cotización es el dato que fija las bases mínima y máxima que se aplican después.

Periodo de liquidación

Indica el mes o el tramo de días que se paga y el total de días que cotizan. En una nómina mensual normal son 30 días; si hubo un alta a mitad de mes, una baja médica o un permiso sin sueldo, los días bajan y con ellos todos los importes.

Devengos

Es todo lo que el trabajador gana en el periodo: salario base, complementos salariales, horas extra, prorrata de pagas extra y percepciones no salariales (dietas, plus de transporte, indemnizaciones). La suma es el total devengado, el bruto de la nómina.

Deducciones

Lo que se descuenta del bruto: la aportación del trabajador a la Seguridad Social (contingencias comunes, desempleo, formación profesional y MEI), la retención de IRPF, y otros descuentos como anticipos, embargos o cuotas sindicales. Su suma es el total a deducir.

Bases de cotización

El bloque al pie del recibo muestra la base de contingencias comunes, la de contingencias profesionales (accidentes, desempleo, FOGASA y formación), la base de horas extra y la base sujeta a IRPF. Aquí figura también la aportación de la empresa, que no se descuenta al trabajador pero sí forma parte de su coste.

Líquido a percibir

Total devengado menos total a deducir. Es la cifra que llega a la cuenta bancaria y la que casi todo el mundo mira primero; entender por qué es esa cifra y no otra exige recorrer los bloques anteriores.

Firma y recibí

Espacio para el sello de la empresa y la firma del trabajador o, si el pago es por transferencia, la referencia del ingreso que sustituye al recibí. La firma acredita la entrega del recibo, no la conformidad con las cantidades.

Paso 1: calcular los devengos del mes

Los devengos se dividen en salariales y no salariales, y esa distinción no es cosmética: los salariales cotizan y tributan, mientras que los no salariales están exentos de cotización y de IRPF hasta ciertos límites. Confundirlos es el error más caro de una nómina.

• Salario base: la retribución fijada por convenio para el grupo profesional, por unidad de tiempo o de obra.
• Complementos salariales: antigüedad, puesto de trabajo, nocturnidad, turnicidad, productividad, incentivos.
• Horas extraordinarias y complementarias, con su propio tratamiento de cotización.
• Pagas extraordinarias: si están prorrateadas, se reparte su importe mes a mes; si no, cotizan igual mediante el prorrateo pero se abonan en su mes.
• Percepciones no salariales: dietas y gastos de locomoción dentro de los límites exentos, plus de transporte, indemnizaciones y suplidos.

Las dietas se rigen por los mismos límites que aplican a un autónomo: 26,67 € diarios en España sin pernoctar y 48,08 € pernoctando, y 48,08 € y 91,35 € en el extranjero. Lo que exceda de esos importes es salario a todos los efectos: cotiza y tributa.

Paso 2: determinar las bases de cotización

Hay dos bases mensuales. La base de contingencias comunes se calcula con la remuneración mensual más la prorrata de las pagas extraordinarias, excluyendo las horas extra. La base de contingencias profesionales parte de la misma cifra pero sí incluye las horas extra. Ambas se comparan con las bases mínima y máxima del grupo de cotización.

• Suma la retribución mensual que cotiza (salario base y complementos salariales).
• Añade la prorrata de pagas extra: importe anual de las pagas dividido entre doce.
• Excluye los conceptos no salariales exentos y, en contingencias comunes, las horas extraordinarias.
• Compara el resultado con la base mínima y la base máxima del grupo de cotización del trabajador; si se sale, se aplica el tope.
• Para contingencias profesionales, desempleo, FOGASA y formación, suma las horas extraordinarias a la base.

Las bases mínimas y máximas y el tope máximo de cotización se actualizan cada año en la orden de cotización, y las mínimas van ligadas al salario mínimo interprofesional. Antes de cerrar nóminas de enero conviene mirar la orden vigente en lugar de arrastrar las tablas del año anterior.

Paso 3: aplicar los tipos de cotización del trabajador

La llamada cuota obrera es la parte de Seguridad Social que paga el trabajador y que se descuenta en la nómina. Son porcentajes fijos sobre las bases del paso anterior, mucho más simples que la retención de IRPF porque no dependen de la situación personal.

• Contingencias comunes: 4,70 % sobre la base de contingencias comunes.
• Desempleo: 1,55 % en contrato indefinido y 1,60 % en contrato de duración determinada.
• Formación profesional: 0,10 %.
• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): 0,15 % a cargo del trabajador en 2026 (el tipo total es del 0,90 % y sube cada ejercicio según el calendario legal).
• Horas extraordinarias: 2 % en las de fuerza mayor y 4,70 % en el resto, sobre su importe.

Sumados, en 2026 la cuota obrera de un indefinido es el 6,50 % de la base. El MEI es el porcentaje que más cambia año a año, así que es el que conviene revisar en la orden de cotización antes del primer cierre del ejercicio. El resto de tipos llevan estables varios años.

Paso 4: calcular la retención de IRPF

La retención no es un porcentaje de tabla que se elija a ojo: se calcula con el procedimiento del reglamento del IRPF, que estima la retribución íntegra anual del trabajador, le resta los gastos y reducciones que procedan, aplica la escala y convierte la cuota resultante en un porcentaje sobre la retribución prevista.

• Retribución íntegra anual prevista, incluidas pagas extra y variables razonablemente previsibles.
• Minoraciones: cotizaciones sociales, reducción por rendimientos del trabajo, situación familiar (hijos, ascendientes, discapacidad), pensiones compensatorias y anualidades por alimentos.
• Aplicación de la escala de retención sobre la base para calcular el tipo previo.
• Tipo de retención = cuota resultante / retribución íntegra anual prevista, redondeado según la norma.
• Regularización obligatoria cuando cambian las circunstancias: subida salarial, variación familiar o incorporación a mitad de año.

La escala aplicable es la del IRPF del ejercicio, cuyos tramos estatales están detallados en la guía de los tramos del IRPF. Lo retenido en las nóminas de cada trimestre es justo lo que después se ingresa con el modelo 111.

Paso 5: líquido a percibir y coste de empresa

El líquido a percibir es el total de devengos menos el total de deducciones. Pero el coste real para la empresa es bastante mayor: a los devengos hay que sumarles la cuota patronal, que en un contrato indefinido ronda el 30 % de la base de cotización sumando todos los conceptos.

• Contingencias comunes: 23,60 % a cargo de la empresa.
• Desempleo: 5,50 % en indefinido y 6,70 % en temporal.
• FOGASA: 0,20 %.
• Formación profesional: 0,60 %.
• Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: según la tarifa de primas correspondiente a la actividad o a la ocupación.
• MEI: 0,75 % a cargo de la empresa en 2026.

Ese coste es el que se liquida a la Seguridad Social a mes vencido a través del sistema de liquidación directa. Y cuando el contrato termina, el cálculo cambia de naturaleza: entran vacaciones no disfrutadas, pagas devengadas y, en su caso, indemnización, que es lo que se explica en la guía de cómo calcular el finiquito.

Ejemplo de nómina 2026 explicada

Este ejemplo de nómina recorre los cinco pasos con un caso realista: un oficial administrativo con contrato indefinido a jornada completa, grupo de cotización 5, 24.000 € brutos al año en 12 pagas (extras prorrateadas), soltero y sin hijos, sin horas extra ni dietas. Son 2.000 € brutos al mes, y así se convierten en 1.590 € netos.

Devengos

Los tres conceptos son salariales, así que todos cotizan y tributan. Si hubiera dietas o plus de transporte dentro de los límites exentos, sumarían al total devengado pero quedarían fuera de las bases del paso siguiente.

Bases de cotización y de IRPF

Las tres bases coinciden porque no hay horas extra ni percepciones exentas. Los 2.000 € están dentro de la horquilla del grupo 5 para 2026 (entre 1.424,40 € y 5.101,20 € mensuales), así que la base es la remuneración real, sin topar.

Deducciones del trabajador

La cuota obrera son 130 € (6,50 % de la base) y se calcula igual para cualquier trabajador con este contrato. El 14 % de IRPF es una estimación: es el tipo que sale de aplicar el procedimiento del reglamento (gastos deducibles, mínimo personal y escala de retención) a 24.000 € anuales sin hijos, redondeado a entero. El tipo exacto lo fija el programa de retenciones de la AEAT con los datos que el trabajador declara en el modelo 145, y cambia con la situación familiar.

Líquido a percibir

De cada 2.000 € brutos, el trabajador ve 1.590 € en su cuenta: un 79,5 %. Con un tipo de IRPF más alto o más bajo, ese porcentaje se mueve; la parte de Seguridad Social, no.

Aportación de la empresa

El tipo de accidentes de trabajo sale de la tarifa de primas: para personal en trabajos exclusivos de oficina (ocupación a) es el 1,50 %; en un almacén o una obra sería bastante mayor. Sumando devengos y cuota patronal, este trabajador le cuesta a la empresa 2.643 € al mes, un 32 % por encima de su bruto y un 66 % por encima de lo que cobra en neto. Cómo se registra todo esto en contabilidad, con las cuentas 640, 642, 476, 4751 y 465, está en la guía del asiento de nómina.

Plantilla de nómina 2026 para descargar

Si quieres reproducir este cálculo con tus propios datos, descarga la plantilla de nómina 2026 (Excel). Trae el ejemplo de arriba ya cargado, las columnas de concepto, base, tipo, devengos y deducciones, y fórmulas para los totales, el líquido y el coste de empresa: cambias los importes y los porcentajes y el resto se recalcula.

• Rellena la cabecera con empresa, trabajador, grupo de cotización y periodo.
• Sustituye los devengos por los del convenio; añade filas si hay más conceptos y amplía el rango de la suma.
• Revisa los tipos de cotización cada enero y el tipo de IRPF cada vez que cambie la situación del trabajador.
• Sirve para comprobar una nómina o preparar un presupuesto de plantilla, no para sustituir al programa de nóminas que genera el recibo oficial y los ficheros de la Seguridad Social.

Errores frecuentes al confeccionar nóminas

La mayoría de las incidencias no vienen del cálculo en sí, sino de datos desactualizados: un convenio que subió tablas con efectos retroactivos, una variación familiar que nadie comunicó o unas bases de cotización del año pasado arrastradas a enero.

• No aplicar la subida de tablas del convenio o hacerlo sin los atrasos correspondientes.
• Tratar como no salarial un concepto que sí cotiza (plus de transporte por encima del límite, por ejemplo).
• Olvidar la prorrata de pagas extra en la base de cotización cuando las pagas no están prorrateadas.
• No regularizar la retención tras una subida de salario o un cambio de situación familiar.
• Usar las bases mínimas y máximas del ejercicio anterior en las nóminas de enero.
• No cuadrar la suma de las retenciones practicadas con el modelo 111 del trimestre.

Dónde encaja la automatización en un despacho laboral

El cálculo de la nómina lo hace el software de nóminas y el criterio lo pone el asesor laboral. Lo que consume horas alrededor es otra cosa: recibir documentación de los clientes, leerla, clasificarla y dejarla registrada a tiempo para cerrar el mes.

GestorIA trabaja en esa capa: recibe los documentos que mandan los clientes, extrae los datos con IA y propone el registro para que el equipo solo revise. La IA propone, tú revisas, y los datos se quedan cifrados en la UE. Puedes ver el detalle de la extracción documental o cómo tratamos la seguridad y el RGPD.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre salario bruto y líquido?

El bruto es el total de devengos antes de descuentos. El líquido es lo que se ingresa en la cuenta del trabajador después de restar su aportación a la Seguridad Social y la retención de IRPF. Entre uno y otro suele haber una diferencia del 20-30 %, según el salario y la situación familiar.

¿Cuánto se descuenta de la nómina en 2026?

Dos cosas. La aportación a la Seguridad Social, que en 2026 es el 6,50 % de la base de cotización para un contrato indefinido (4,70 % de contingencias comunes, 1,55 % de desempleo, 0,10 % de formación y 0,15 % de MEI). Y la retención de IRPF, que depende del salario anual y de la situación familiar: en el ejemplo de 24.000 € brutos sin hijos ronda el 14 %. En total, a ese trabajador se le descuenta un 20,5 % del bruto.

¿Dónde consigo una plantilla de nómina?

En esta misma guía: la plantilla de nómina 2026 en Excel se descarga gratis, sin registro, y viene con el ejemplo resuelto y las fórmulas de totales, líquido y coste de empresa. Sirve para comprobar recibos y hacer simulaciones; el recibo oficial y los ficheros para la Seguridad Social los sigue generando el programa de nóminas.

¿Las pagas extra cotizan si no están prorrateadas?

Sí. Aunque se abonen en dos meses concretos, su importe se prorratea mes a mes a efectos de cotización: cada nómina incluye una doceava parte del importe anual de las pagas en la base de cotización. Lo que cambia es cuándo se cobran, no cuándo cotizan.

¿Puedo aplicar el porcentaje de retención que pida el trabajador?

Solo al alza. El trabajador puede solicitar por escrito un tipo de retención superior al que resulta del cálculo, y la empresa debe aplicarlo. Lo que no cabe es retener por debajo del tipo que arroja el procedimiento reglamentario: la responsabilidad de una retención insuficiente es del pagador.

¿Cuánto le cuesta a la empresa un trabajador de 1.500 € brutos?

Con un indefinido a jornada completa, la cuota patronal suma alrededor de un 30 % de la base de cotización, así que el coste mensual se sitúa en torno a 1.950-2.000 € más la parte proporcional de las pagas si no están prorrateadas. El porcentaje exacto depende del tipo de contrato y de la tarifa de accidentes de la actividad.

¿Hay que entregar la nómina en papel?

No necesariamente. El recibo puede entregarse en formato electrónico siempre que se garantice la recepción por el trabajador y su acceso al documento. Lo que sí es obligatorio es entregarlo, conservarlo y que refleje con claridad todos los conceptos devengados y deducidos.