Verifactu: qué es, quién está obligado y desde cuándo (2026-2027)

Verifactu es el sistema de la AEAT que obliga a los programas de facturación a registrar cada factura de forma inalterable, con código QR y encadenamiento por hash. Afecta a casi todo autónomo o empresa que factura con software: es obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para autónomos.

No cumplir no es «una multa por factura»: la Ley General Tributaria sanciona con 50.000 euros por ejercicio el simple hecho de tener un programa de facturación que no cumpla el reglamento. Esta guía responde, con las fechas vigentes en la Sede de la AEAT, qué es Verifactu, quién está obligado, quién queda fuera, qué opciones tiene un autónomo (incluida la aplicación gratuita de Hacienda) y cómo debe preparar un despacho su cartera.

Qué es Verifactu

Verifactu (la AEAT lo escribe VERI*FACTU) es el nombre popular del reglamento de los sistemas informáticos de facturación: el conjunto de requisitos que debe cumplir cualquier programa que emita facturas para que cada factura quede registrada de forma íntegra, inalterable y trazable. Su objetivo es acabar con el software de doble uso, que permitía borrar ventas antes de declararlas.

El marco normativo tiene tres piezas. La Ley 11/2021 (Ley Antifraude) introdujo la obligación en la Ley General Tributaria. El Real Decreto 1007/2023 aprobó el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (el RRSIF) y definió qué es un sistema Verifactu. Y la Orden HAC/1177/2024 fijó las especificaciones técnicas: el formato del registro, del hash y del QR. El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, es el que aplazó los plazos a 2027.

En la práctica, un programa conforme hace cuatro cosas con cada factura: genera un registro de facturación de alta en el momento de emitirla, lo encadena con la huella del registro anterior (de modo que borrar o intercalar una factura rompe la cadena), imprime un código QR en la factura y anota en un registro de eventos cualquier incidencia del sistema. Nada de esto lo hace el usuario a mano: lo hace el software.

Hay dos formas de cumplir. En modo Verifactu, el programa envía a la AEAT un resumen de cada factura en el momento de emitirla y la factura lleva la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU»; a cambio, el software no necesita firma electrónica ni las obligaciones más duras de conservación. En modo no-Verifactu no se envía nada, pero el sistema debe firmar electrónicamente cada registro y conservar todo, listo para una inspección. Elegir el modo Verifactu es voluntario y se entiende hecho por el simple hecho de empezar a remitir registros; una vez elegido, se mantiene al menos hasta final de año.

Conviene no confundir Verifactu con la factura electrónica obligatoria entre empresas de la Ley Crea y Crece. Son dos obligaciones distintas: Verifactu regula cómo tu software registra y firma cada factura; la factura electrónica B2B regula el formato en que las empresas se intercambian las facturas y tiene su propio reglamento y su propio calendario. Un programa puede cumplir Verifactu y no emitir factura electrónica, y al revés.

¿Verifactu es obligatorio? Quién sí y quién no

Sí, Verifactu es obligatorio para todo empresario o profesional que emita facturas con un programa informático y tribute en territorio común: sociedades, autónomos en estimación directa o en módulos, y entidades en atribución de rentas. Las fechas vigentes: 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto.

La propia AEAT resume quién está obligado con la «regla de los 4 NO»: te aplica el reglamento si no facturas exclusivamente a mano, no estás en el SII, no estás domiciliado en un territorio foral y no tienes una resolución de exoneración. Si cumples los cuatro «no», Verifactu te alcanza. Quedan fuera, por tanto:

• Quien está en el Suministro Inmediato de Información (SII): grandes empresas, grupos de IVA, inscritos en el REDEME y acogidos voluntarios. Ya comunican sus libros registro a la AEAT casi en tiempo real (artículo 62.6 del Reglamento del IVA) y el reglamento no les aplica.
• Quien tributa en los territorios forales del País Vasco (donde rige TicketBAI) y Navarra, que tienen normativa propia. Verifactu solo alcanza a quien tributa en territorio común.
• Quien factura sin ningún sistema informático: talonario en papel, rellenado a mano. Es una vía cada vez más residual y no incluye la hoja de cálculo, que sí es un programa.
• Quien tiene una resolución de exoneración de la AEAT para sectores o empresas concretos.
• Quien no está obligado a expedir factura por determinadas operaciones (algunos casos del régimen simplificado, del recargo de equivalencia o del régimen de agricultura, según el Reglamento de facturación). Solo para esas operaciones: en cuanto emite una factura con software, el reglamento aplica.

Dos aclaraciones que la Sede deja claras y que en los despachos se preguntan mucho. Canarias, Ceuta y Melilla sí están dentro: el reglamento se aplica igual y las referencias al IVA se entienden hechas al IGIC y al IPSI. Y estar en módulos no exime: la obligación es del software, no del régimen fiscal. Un autónomo en estimación objetiva que factura con un programa necesita un programa conforme.

El calendario vigente, tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025, es este. Si la AEAT publica una nueva modificación, la fecha que manda es la que figure en la Sede electrónica:

• Fabricantes y comercializadores de software: desde el 29 de julio de 2025 solo pueden vender programas de facturación que cumplan el reglamento. Este plazo ya venció y afecta al proveedor, no al empresario.
• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (S.L., S.A., cooperativas y demás entidades): obligados desde el 1 de enero de 2027.
• Resto de obligados tributarios (autónomos y profesionales en IRPF, no residentes con establecimiento permanente, entidades en atribución de rentas como comunidades de bienes): obligados desde el 1 de julio de 2027.

Hasta esas fechas el sistema está en periodo de adaptación: quien ya tiene un programa conforme puede empezar a remitir registros de forma voluntaria. Las obligaciones de IVA no cambian por Verifactu: el modelo 303 se sigue presentando igual, con las mismas casillas y plazos, con independencia de que el software remita o no las facturas a la AEAT.

Verifactu para autónomos: plazo, opciones y coste

Un autónomo que emite facturas con cualquier programa está obligado a Verifactu desde el 1 de julio de 2027, esté en estimación directa o en módulos. Tiene tres caminos: la aplicación gratuita de la AEAT, un programa de facturación de pago ya adaptado, o seguir facturando en papel a mano, que es la única forma de quedar fuera del reglamento.

El plazo es el mismo para todos los que tributan en IRPF: 1 de julio de 2027. No hay excepción por facturar poco, por estar en módulos, por darse de alta este año ni por tener recargo de equivalencia si se emiten facturas con software. La única diferencia práctica con las sociedades es que el autónomo tiene seis meses más.

Sobre el coste, la respuesta corta: cumplir Verifactu puede costar cero. La AEAT ofrece una aplicación de facturación gratuita que ya cumple el reglamento y que basta para quien emite pocas facturas a clientes identificados. Un programa de facturación comercial de los que ya están adaptados se mueve en el rango de unos pocos euros al mes en sus planes básicos; el desembolso real no es la licencia, sino el tiempo de migrar y de cambiar de hábitos.

• Aplicación gratuita de la AEAT: coste cero, sin límite de facturas, solo modo Verifactu. Sirve si facturas a clientes identificados y no necesitas tickets ni exportar datos a otro programa.
• Programa de facturación adaptado: cualquier software vendido desde julio de 2025 debe cumplir el reglamento. Pide al proveedor la declaración responsable de que cumple y comprueba que las facturas salen con QR.
• Hoja de cálculo o plantilla de Word: no vale. Permiten alterar facturas y no generan el registro encadenado ni el QR. Hay que cambiar antes del 1 de julio de 2027.
• Talonario en papel manual: fuera del reglamento, pero con las obligaciones de siempre de conservación y numeración correlativa, y con una contabilidad más lenta para quien te la lleva.

Para planificar el cambio con calma, conviene encajarlo entre los plazos del año: el calendario fiscal del autónomo marca los trimestres en que menos apetece cambiar de programa. Lo sensato es migrar a principios de un trimestre, con las facturas del anterior ya cerradas.

Verifactu gratis: la aplicación de facturación de la AEAT

Sí, hay un Verifactu gratis: la aplicación de facturación de la AEAT, disponible en la Sede desde octubre de 2025. Pensada para autónomos, profesionales y empresas con pocas facturas que no tienen software propio. Genera la factura con QR y remite el registro a la AEAT al momento. No limita el número de facturas, pero tiene límites de uso.

Se accede desde la Sede electrónica con Cl@ve Móvil, certificado electrónico o DNI electrónico, en nombre propio o como representante. Para facturar por un cliente, el gestor necesita los apoderamientos específicos de la aplicación (trámites IZ862 e IZ863) o un apoderamiento general de la Ley General Tributaria. Según la propia Sede, estas son sus limitaciones:

• No emite facturas simplificadas (tickets): toda factura debe llevar un destinatario identificado, y solo uno.
• No acepta facturas de los regímenes especiales con clave 03 (bienes usados, arte y antigüedades), 05 (agencias de viajes), 06 (grupo de entidades en nivel avanzado) ni 09 (agencias de viajes como mediadoras).
• Las facturas y registros solo se gestionan desde la propia aplicación: no se pueden exportar para seguir facturando en otro programa. Si más adelante cambias de software, empiezas de cero.
• Solo funciona en modo Verifactu (remite cada factura a la AEAT al emitirla). No es una opción para quien quiera el modo no-Verifactu.
• Es un emisor de facturas, no un programa de gestión: no lleva contabilidad, ni gastos, ni cobros, ni prepara el modelo 303.

Para quién sirve: un profesional con una decena de facturas al mes a clientes identificados, un alquiler de local, un autónomo que empieza. Para quién no: comercio y hostelería (tickets), quien necesita presupuestos, albaranes o control de cobros, y quien prevé crecer y cambiar de programa, por el candado de la exportación. En esos casos, un programa de facturación adaptado compensa desde el primer mes.

Sanciones: qué pasa si no cumples Verifactu

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria fija dos multas. Para quien fabrica o vende programas que no cumplen el reglamento, 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema. Para quien usa un programa no certificado o alterado, 50.000 euros por ejercicio. La sanción es por tenencia: no hace falta que Hacienda demuestre que ocultaste ventas.

Ese matiz es el que hay que transmitir al cliente. No se sanciona la factura concreta que salió sin QR, sino usar un sistema que no cumple a partir de la fecha en que estás obligado. A ello se suman las consecuencias de siempre: si en una comprobación aparecen facturas borradas o alteradas, entran las sanciones por dejar de ingresar (artículos 191 y siguientes de la LGT) y, según la cuantía, la vía penal.

En el otro lado hay una ventaja poco comentada: las facturas verificables son más fáciles de defender. El receptor puede escanear el QR y comprobar en la Sede que la factura consta, lo que reduce las discusiones sobre facturas de gastos dudosas en una inspección. Para el gestor, una factura con QR es también una factura más fácil de contabilizar: los datos ya vienen estructurados y no dependen de la maquetación de cada proveedor.

Cómo adaptarse a Verifactu desde la gestoría

El trabajo del despacho no es adaptar el software de cada cliente, sino no perder a nadie: saber con qué factura cada uno, qué fecha le toca, quién queda fuera y quién sigue en Excel. Avisar con un año de margen convierte la obligación en servicio y evita que alguien llegue a julio de 2027 con un programa no conforme.

Qué pedir a cada cliente, en una comunicación corta y por escrito:

• Con qué emite las facturas hoy: programa (cuál y versión), hoja de cálculo, plantilla de Word, talonario o una plataforma de terceros (marketplace, TPV, software del sector).
• Si es programa, la declaración responsable del fabricante de que cumple el RRSIF y en qué modo trabaja (Verifactu o no-Verifactu). Los proveedores serios la tienen publicada.
• Si factura desde varios sistemas a la vez (tienda física y online, por ejemplo), la lista completa: cada uno debe cumplir.
• Si quiere que el despacho facture por él con la aplicación de la AEAT, el apoderamiento correspondiente en la Sede.

Con esa información, segmenta la cartera: sociedades (límite 1 de enero de 2027), autónomos y comunidades de bienes (1 de julio de 2027), clientes en SII o en territorio foral (fuera, no darles avisos que no les corresponden), y clientes con hoja de cálculo o sin nada, que son los que más trabajo dan. Sobre el software, la regla es sencilla: cualquier programa comercializado desde julio de 2025 debe cumplir, así que el problema no es elegir uno nuevo sino cazar los viejos que no se han actualizado y las plantillas caseras.

Verifactu cambia cómo se emiten las facturas; no cambia el trabajo del despacho con las facturas que recibe, que siguen llegando por correo, WhatsApp y carpeta compartida, en PDF o en foto. Ahí es donde encaja GestorIA: no es un programa de facturación Verifactu, es OCR con IA para las facturas recibidas de tus clientes. Lee cada factura (con QR o sin él), extrae proveedor, CIF, bases, IVA por tipo, IRPF y recargo, comprueba que cuadra y propone el asiento para que tú lo revises y lo exportes a a3ASESOR, Sage 50, ContaPlus o ContaSol. Puedes verlo en la página de extracción de facturas con IA y en los planes de GestorIA.

Preguntas frecuentes

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es el sistema de la Agencia Tributaria, regulado por el Real Decreto 1007/2023, que obliga a que los programas de facturación registren cada factura de forma íntegra e inalterable, con un encadenamiento por hash y un código QR. En modo Verifactu, el programa además envía a la AEAT un resumen de cada factura al emitirla.

¿Verifactu es obligatorio?

Sí, para todo empresario o profesional que emita facturas con un programa informático y tribute en territorio común. Quedan fuera quienes están en el SII, quienes tributan en el País Vasco o Navarra, quienes facturan solo a mano en papel y quienes tienen una resolución de exoneración.

¿Desde cuándo es obligatorio Verifactu para autónomos?

Desde el 1 de julio de 2027, tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025. Aplica a todos los autónomos y profesionales en IRPF, en estimación directa o en módulos, y a las entidades en atribución de rentas. Las sociedades tienen su fecha antes: el 1 de enero de 2027. Si hay una nueva modificación, manda la fecha que figure en la Sede de la AEAT.

¿Hay un Verifactu gratis?

Sí. La AEAT ofrece en su Sede una aplicación de facturación gratuita que cumple el reglamento, disponible desde octubre de 2025. No tiene límite de facturas, pero no emite tickets, exige un destinatario identificado por factura, no admite algunos regímenes especiales y no permite exportar los registros a otro programa.

¿Verifactu y factura electrónica son lo mismo?

No. Verifactu (Ley Antifraude y Real Decreto 1007/2023) regula cómo tu software registra, encadena y firma cada factura. La factura electrónica obligatoria entre empresas (Ley Crea y Crece) regula el formato electrónico en que se intercambian las facturas y tiene su propio reglamento y calendario. Son dos obligaciones separadas.

¿Qué pasa si emito facturas sin Verifactu?

A partir de tu fecha de obligación, tener un programa de facturación que no cumpla el reglamento se sanciona con 50.000 euros por ejercicio (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria), sin que Hacienda tenga que probar que ocultaste ventas. El fabricante del software se enfrenta a 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema.

¿Estar en módulos exime de Verifactu?

No. La obligación depende de si emites facturas con un programa informático, no del régimen de IRPF. Un autónomo en estimación objetiva que factura con software está sujeto a Verifactu desde el 1 de julio de 2027. Solo queda fuera de las operaciones por las que el Reglamento de facturación no le obliga a expedir factura.

¿Tengo que enviar todas mis facturas a Hacienda?

Solo si eliges el modo Verifactu, en el que el programa remite un resumen de cada factura a la AEAT al emitirla; a cambio, el software no necesita firma electrónica. En modo no-Verifactu no se envía nada, pero el sistema debe firmar cada registro y conservarlo todo para una inspección. La aplicación gratuita de la AEAT solo trabaja en modo Verifactu.